ΘΕΣΗ: ΕΝΑΣ (1) ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟΣ – ΣΥΝΤΟΝΙΣΤΗΣ ΠΛΗΡΟΥΣ ΑΠΑΣΧΟΛΗΣΗΣ

ΕΔΡΑ: ΑΘΗΝΑ

ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΣΥΜΒΑΣΗΣ: 6 μήνες με δυνατότητα παράτασης

ΔΙΑΡΚΕΙΑ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΑΙΤΗΣΕΩΝ: 05/05/2022 – 20/05/2022

ΚΑΘΗΚΟΝΤΑ ΚΑΙ ΑΡΜΟΔΙΟΤΗΤΕΣ:

Το αντικείμενο της συγκεκριμένης θέσης περιλαμβάνει:

Καθήκοντα Διοικητικού Υπαλλήλου

• _{Διεκπεραίωση των διοικητικών και οικονομικών υποθέσεων της δομής, ιδίως τήρηση του αρχείου με τις δαπάνες και έκδοση παραστατικών για κάθε συναλλαγή μεταξύ της δομής και οποιουδήποτε φυσικού ή νομικού προσώπου.}
• _{Παρέχει γραμματειακή υποστήριξη προγράμματος στην σύνταξη αναφορών.}
• _{Ανανέωση των προμηθειών της δομής σε αναλώσιμα και υλικά.}
• _{Διεξαγωγή κάθε ενέργειας που ανάγεται στη διοικητική, γραμματειακή και διαχειριστική υποστήριξη της δομής.}
• _{Αναπαραγωγή εγγράφων και διακίνηση της αλληλογραφίας.}
• _{Καθήκοντα που προσδιορίζονται από τον Υπεύθυνο Προγραμμάτων, ο οποίος έχει την Διοικητική και οικονομική διαχείριση και αφορούν στην εκτέλεση των διοικητικών και οικονομικών υποθέσεων της δομής.}
• _{Σύνταξη μηνιαίου προγράμματος εργασίας.}
• _{Δύναται να μετακινείται στα κεντρικά για την διεκπεραίωση διοικητικών ενεργειών που αφορούν το πρόγραμμα, καθώς και για συνεργασία με τον Υπεύθυνο Προγραμμάτων, πάντα στα πλαίσια της σύμβασης του και εντός της περιφέρειας Αττικής.}
• _{Δεν κάνει καμία χρηματική συναλλαγή με τους ωφελούμενους.}
• _{Δεν μεταφέρει σε δικό του όχημα ωφελούμενους.}
• _{Έχει την υποχρέωση εμπιστευτικότητας/εχεμύθειας, την υποχρέωση δηλαδή να μην κοινοποιεί σε τρίτους οποιαδήποτε προσωπική πληροφορία των ωφελούμενων, αλλά και των εργαζομένων.}
• _{Σέβεται τα δικαιώματα, τις ανάγκες και κάθε στοιχείο εθνικής- πολιτισμικής – θρησκευτικής ταυτότητας των ωφελούμενων και αποφεύγει κάθε σχόλιο προσωπικού χαρακτήρα που εν δυνάμει θα μπορούσε να εκληφθεί με αρνητικό, προσβλητικό τρόπο ή που γενικότερα αντίκειται στις αρχές της δομής. Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω θα πρέπει να είναι κατάλληλα ενδεδυμένος, να μην έρχεται σε σωματική επαφή με τους φιλοξενούμενους, να μην έρχεται σε λεκτική αντιπαράθεση .}
• _{Συμμετέχει στις εποπτικές συναντήσεις της Οργάνωσης.}
• _{Ο εργαζόμενος αναλαμβάνει να ακολουθεί τις οδηγίες που θα δίνονται από την Εταιρία για την τήρηση της ασφάλειας επεξεργασίας και της εμπιστευτικότητας των προσωπικών δεδομένων που η τελευταία επεξεργάζεται είτε ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας είτε ως Εκτελών την Επεξεργασία για λογαριασμό τρίτων, καθώς και να τηρεί την εκάστοτε ισχύουσα πολιτική ασφαλείας και εμπιστευτικότητας των προσωπικών δεδομένων της Εταιρίας. Επίσης αναλαμβάνει να συμμετέχει στα προγράμματα ενημέρωσης και εκπαίδευσης που θα διοργανώνει η Εταιρεία για την βέλτιστη ασφάλεια κατά την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων.}

Καθήκοντα συντονιστή

1. _{Είναι υπεύθυνος για λήψη τυχόν άμεσων μέτρων, που αφορούν στις συνθήκες διαβίωσης, τήρησης υγειονομικών κανονισμών και την ασφάλεια από κάθε κίνδυνο.}
2. _{Εποπτεύει τις συνθήκες διαβίωσης των ωφελούμενων, ιδίως την καλή χρήση, συντήρηση και επισκευή των εγκαταστάσεων και του εξοπλισμού της δομής, την ποσότητα και ποιότητα του φαγητού, την έγκαιρη παρασκευή των γευμάτων και την έγκαιρη διανομή τους, την κατάρτιση και ανάρτηση προγράμματος σίτισης εγκεκριμένου από διατροφολόγο, την καθαριότητα των χώρων και την τήρηση των όρων ασφάλειας.}
3. _{Μεριμνά και υποστηρίζει σταθερά τις αρχές και το κλίμα σεβασμού, ηρεμίας και συνεργασίας για ωφελούμενους και προσωπικό.}
4. _{Ασκεί χρέη ευθύνης και ελέγχου έναντι του προσωπικού σε ζητήματα τυπικής και ουσιαστικής άσκησης των καθηκόντων τους. Συντονίζει, καθοδηγεί και εποπτεύει το απασχολούμενο προσωπικό κατά την εκτέλεση των καθηκόντων τους και διασφαλίζει την αποτελεσματική επικοινωνία και συνεργασία τους.}
5. _{Συντάσσει τις μηνιαίες και ετήσιες εκθέσεις αξιολόγησης του, για όλα τα μέλη του προσωπικού και έκτακτα για συγκεκριμένο εργαζόμενο, όταν του ζητηθεί και οι οποίες παραδίδονται στον Υπεύθυνο προγραμμάτων.}
6. _{Συντάσσει τις μηνιαίες αναφορές φυσικού αντικειμένου, οι οποίες παραδίδονται στον Υπεύθυνο Προγραμμάτων.}
7. _{Ελέγχει το μηνιαίο πρόγραμμα με τις βάρδιες του προσωπικού και εποπτεύει το εβδομαδιαίο πρόγραμμα παροχής υπηρεσιών σε ομαδικό ή ατομικό επίπεδο ή και ημερήσιο σε περιπτώσεις διενέργειας έκτακτων δραστηριοτήτων.}
8. _{Διαχειρίζεται την αποθήκευση και διανομή της ανθρωπιστικής βοήθειας που υπάρχει στη Δομή, όπως ενδεικτικά, ρούχα, τρόφιμα μακράς διάρκειας και είδη ατομικής υγιεινής.}
9. _{Διαχειρίζεται την προμήθεια των πρώτων υλών για την παρασκευή των γευμάτων σίτισης, ειδών καθαριότητας, ειδών ρουχισμού, εφόσον αυτά δεν προέρχονται από ανθρωπιστική βοήθεια και κάθε άλλου αναλώσιμου ή μη υλικού.}
10. _{Παρακολουθεί την οικονομική κατάσταση της δομής σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Προγραμμάτων. Έχει την οικονομική διαχείριση της δομής, καθώς και τη διοικητική και γραμματειακή υποστήριξή της.}

_{Σε αυτό το πλαίσιο: Ελέγχει την τήρηση των αρχείων της δομής, στα οποία περιλαμβάνονται μεταξύ άλλων, ο Εσωτερικός Κανονισμός Λειτουργίας της Δομής, στοιχεία του προσωπικού (συμβάσεις, Κώδικας Δεοντολογίας υπογεγραμμένος από το σύνολο του απασχολούμενου προσωπικού, τις βάρδιες του προσωπικού), τα προγράμματα σίτισης και των επιμέρους παρεχόμενων υπηρεσιών και δραστηριοτήτων των ωφελούμενων, κλπ.}

11. _{Συνεργάζεται με τον Υπεύθυνο Προγραμμάτων για την κατάρτιση του ετήσιου προϋπολογισμού εσόδων/ εξόδων, του οικονομικού απολογισμού, του ισολογισμού και της δομής.}
12. _{Συνεργάζεται με τον Υπεύθυνο Προγραμμάτων για την οικονομική εξασφάλιση και ανταπόκριση στις οικονομικές ανάγκες για επάρκεια τροφίμων/ ρούχων/ φαρμάκων, για επισκευές και συντήρηση, για έγκαιρη εξόφληση λογαριασμών.}
13. _{Υπογράφει έγγραφα για διαχείριση χρημάτων και υλικών και τα δελτία εισαγωγής και εξαγωγής υλικών.}
14. _{Παρακολουθεί και ενισχύει την προσέλκυση νέων χορηγιών και δωρεών, ενισχύοντας το έργο.}
15. _{Ελέγχει τη Διεκπεραίωση των  διοικητικών διαδικασιών για την εισαγωγή, διαμονή στη δομή καθώς  και την αποχώρηση των ωφελούμενων από τη δομή.}
16. _{Διαχειρίζεται το πρωτόκολλο και αρχείο εισερχομένων – εξερχομένων εγγράφων}
17. _{Διαχειρίζεται τα διοικητικά θέματα που προκύπτουν στα πλαίσια συνεργασίας με άλλες υπηρεσίες και φορείς του δημοσίου ή ιδιωτικού τομέα.}
18. _{Δεν αποκτά φιλικές σχέσεις με τους ωφελούμενους εντός και εκτός των χώρων της δομής.}
19. _{Έχει την υποχρέωση εμπιστευτικότητας/εχεμύθειας, την υποχρέωση δηλαδή να μην κοινοποιεί σε τρίτους οποιαδήποτε προσωπική πληροφορία των ωφελούμενων, αλλά και των εργαζομένων.}
20. _{Σέβεται τα δικαιώματα, τις ανάγκες και κάθε στοιχείο εθνικής- πολιτισμικής – θρησκευτικής ταυτότητας των ωφελούμενων και αποφεύγει κάθε σχόλιο προσωπικού χαρακτήρα που εν δυνάμει θα μπορούσε να εκληφθεί με αρνητικό, προσβλητικό τρόπο από κάποιο ωφελούμενο ή που γενικότερα αντίκειται στις αρχές της δομής. Λαμβάνοντας υπόψη τα παραπάνω θα πρέπει να είναι κατάλληλα ενδεδυμένος, να μην έρχεται σε σωματική επαφή με τους φιλοξενούμενους, να μην έρχεται σε λεκτική αντιπαράθεση .}
21. _{Δεν κάνει καμία χρηματική συναλλαγή με τους ωφελούμενους.}
22. _{Δεν μεταφέρει σε δικό του όχημα ωφελούμενους.}
23. _{Συμμετέχει στις εποπτικές συναντήσεις της Οργάνωσης.}
24. _{Ο εργαζόμενος αναλαμβάνει να ακολουθεί τις οδηγίες που θα δίνονται από την Εταιρία για την τήρηση της ασφάλειας επεξεργασίας και της εμπιστευτικότητας των προσωπικών δεδομένων που η τελευταία επεξεργάζεται είτε ως Υπεύθυνος Επεξεργασίας είτε ως Εκτελών την Επεξεργασία για λογαριασμό τρίτων, καθώς και να τηρεί την εκάστοτε ισχύουσα πολιτική ασφαλείας και εμπιστευτικότητας των προσωπικών δεδομένων της Εταιρίας. Επίσης αναλαμβάνει να συμμετέχει στα προγράμματα ενημέρωσης και εκπαίδευσης που θα διοργανώνει η Εταιρεία για την βέλτιστη ασφάλεια κατά την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων.}

ΑΠΑΡΑΙΤΗΤΑ ΠΡΟΣΟΝΤΑ

Επαγγελματικό προφίλ προσωπικού, τυπικά και άτυπα προσόντα και επαγγελματική εμπειρία (ελάχιστες προϋποθέσεις):

Τυπικά Προσόντα:

• Επιθυμητός τίτλος σπουδών από σχολή διοίκησης γραφείων και γραμματειακές σπουδές
• Εξειδίκευση επιθυμητή
• Επιθυμητή η συμπλήρωση τουλάχιστον ενός χρόνου συναφούς επαγγελματικής εμπειρίας.
• Καλή γνώση Αγγλικής Γλώσσας
• Άριστη γνώση χειρισμού Η/Υ.
• Δεξιότητες συνεργασίας και συντονισμού στα πλαίσια της ομάδας.
• Δεξιότητες Οργάνωσης και εποπτείας.
• Ικανότητα να εργάζεται υπό συνθήκες πίεσης.
• Ικανότητα επίλυσης προβλημάτων σε καταστάσεις κρίσης.

Ατομικά Προσόντα:

Τα ατομικά προσόντα αφορούν όσους αναλαμβάνουν να διεκπεραιώσουν κάποιο επιστημονικό ή τεχνικό ρόλο μέσα στη Δομή. Για τη διασφάλιση αυτών λαμβάνονται υπόψη κατά τη διάρκεια των συνεντεύξεων για την επιλογή του προσωπικού:

• Ομαδικό πνεύμα
• Επικοινωνιακό προφίλ
• Ικανότητα επίλυσης συγκρούσεων, αμεροληψία, αντικειμενική κρίση
• Σεβασμός στη διαφορετικότητα και στη μη διάκριση, εχεμύθεια / εμπιστευτικότητα
• Διάθεση εξέλιξης (κατάρτιση, επιμόρφωση, ενημέρωση)
• Δυνατότητα ευελιξίας και προσαρμογής

ΥΠΟΒΟΛΗ ΑΙΤΗΣΕΩΝ ΣΥΜΜΕΤΟΧΗΣ

Οι ενδιαφερόμενοι θα πρέπει να αποστείλουν μέσω email (mail@medin.gr) το βιογραφικό τους και επιστολή εκδήλωσης ενδιαφέροντος με την ένδειξη «Θέση Διοικητικού υπαλλήλου – συντονιστή πλήρους απασχόλησης» ή συμπληρώνοντας την παρακάτω φόρμα έως 20 Μαΐου 2022.